Familien Management – Meine Struktur

Zu Beginn noch ein Hinweis – ich werde in diesem Beitrag einige Programme, Apps und Produkte empfehlen. Diese habe ich selbst entdeckt und nutze sie schon länger – ich werde von keiner Seite für deren Erwähnung bezahlt.

Familien Management

Mein Mann und ich haben derzeit eine klischeemäßige Arbeitsverteilung. Während ich mit Kleinkind (und bald Neugeborenem) zuhause in Karenz bin, ist er vollzeit berufstätig. Dies hat zur Folge, dass ich viele Aufgaben der Familie und des Haushalts übernehme und manage. In dieser Zeit habe ich gelernt, wie wichtig es ist, dass man eine gute Struktur hat, wenn man sich um das Management einer ganzen Familie kümmert.

Das Familienmanagement ist vor allem in der modernen Zeit nicht immer leicht umzusetzen, denn beide Eltern wollen gleichermaßen informiert und eingebunden sein, während noch immer (wie eben bei uns derzeit) einer die meiste Zeit der Woche gar nicht da ist. Auch muss man sich viel mehr absprechen, als noch in der Kinderlosen-Ehezeit.
Schauen wir uns doch mal die Bereiche an, die wir als Eltern überhaupt für die Familie zu managen haben:

Termin Management
(Ärzte, Verabredungen, (Geschäfts)Reisen, Kurse der Kinder, Geburtstage…)

Haushaltsmanagement
(Putz- und Reinigungspläne, Essensplanung, Service und Wartung, Einkäufe…)

Besorgungen
inkl. Recherche über Produkte
(Kleidung, Spielsachen, Utensilien und Möbel für Zuhause, Geschenke…)

Ablage
(Post, Zettel, Dinge zum Erinnern, Büroablage und Digitales…)

das Wichtigste: Alles Notieren

Nachdem wir nun die Bereiche unseres Alltags kennen, geht es darum sich eine Struktur aufzubauen, wie man dieses Familien Management nun zeitsparend und effektiv nebenbei machen kann.

Mein Mama Alltag ist so voll mit Dingen, an die ich denken muss, ich habe keinen Platz in meinem Kopf, mir darüber hinaus noch mehr zu merken. Das Wichtigste für mich ist also unbedingt, dass alles notiert ist. Dafür nutze ich verschiedene Systeme, passend zu den jeweiligen Bedürfnissen meiner Partnerschaft und Familie, sowie zu den einzelnen Management Bereichen.

Digitaler Familien Kalender

Zwei Dinge haben für mich hohe Priorität: 1. Als Mama will ich, dass ich meine Termine immer und überall einsehen bzw. planen kann. 2. Ich will, dass mein Mann informiert ist und sich seine bzw. gemeinsame Termine selbst in seinen Alltag organisiert.

Wir haben uns im Zuge dessen für einen digitalen Familienkalender entschieden:

Time Tree

Hier haben wir einen gemeinsamen Kalender in dem jeder einen eigenen Account hat und wir haben allen Personen unterschiedliche Farben zugeordnet. (Er, ich, die Termine für die ganze Familie, Kind 1, Kind 2, wir als Paar etc.)

In der Umsetzung läuft das derzeit bei uns so ab, dass ich diesen Kalender „manage“ und befülle. Ich nutze ihn hauptsächlich für meine Termine und die der Kinder, bzw. die uns als Familie betreffen.
Ich kann meinen Mann zu Terminen hinzufügen und er kriegt auf seinem Handy eine Benachrichtigung (zum Kinderarzt mit, HO damit ich zum Arzt kann o.ä.).Auch kann er hier jederzeit außerordentliche Geschäftstermine eintragen, so dass ich Bescheid weiß, sollte er mal nicht da sein.

Für mich der größte Vorteil an diesem System ist, dass wir so nicht ständig daran denken müssen, dem anderen am Abend von einem wichtigen Termin zu erzählen. Wir vergeuden also weniger von der wertvollen Zeit, die wir miteinander haben. Auch kann mein Mann die Termine direkt in seinem Arbeitskalender eintragen und so kann wirklich nichts dazwischen kommen.

Kommando Zentrale

Wenn du in diesem Beitrag bereits mal gestöbert hast, weißt du, dass ich die Essensplanung immer für einen ganzen Monat im Vorraus mache. Folglich weiß ich selten am 3. Montag auswendig, was ich eingeplant habe.

Außerdem habe ich immer unglaublich viele Zettel, Notizen und Co., die früher nur rumgefolgen sind.

In den letzten Jahren habe ich deswegen immer wieder mal an einer Kommando Zentrale gearbeitet und habe dieses Jahr endlich die, für mich passende, Konstellation entdeckt:

Diese Zentrale habe ich eingerichtet um einen Ort zu haben, wo all diese Management Sachen hinkönnen und wo die Dinge einsehbar sind, die man täglich braucht. Auch erleichtert es mir den großen Papierkram, weil ich hier eine Art „Zwischenablage“ habe, die ich nur alle paar Monate mal aufräume und weghefte. (Falls ihr wollt kann ich gerne mal mehr von meiner Kommando Zentrale und ihrer Entwicklung zeigen).

tägliches Management – mein Kalender

Der digitale Kalender erleichtert uns die Terminkoordination miteinander, die Kommando Zentrale erleichtert uns den Alltag im Haushalt und dem Zettelkram.

Ich persönlich brauche allerdings auch ein System um mich im Jahres, Monats und Tages-System zu strukturieren. Für diesen Zweck habe ich einen Papierkalender zuhause – und ich kann euch sagen, in den letzten Jahren ist daraus ein richtiges Hobbie geworden.

Vor zwei Jahren bin ich auf ein amerikanisches Kalendersystem gestoßen – dem Happy Planner. Dieser ist etwas teurer aber er erfüllt wirklich jedes meiner Bedürfnisse und macht mir unglaublich viel Freude.

Die Wochenübersicht nutze ich als ToDo Listen. Jeder Tag ist in 3 Spalten eingeteilt (für mich: Vormittags, Nachmittags, Abends) und ich setze mich immer am Ende einer Woche hin und plane die kommende.
Ich trage meine Termine ein, ordne aktuelle ToDos den passenden Feldern zu, überlege mir welche Blogbeiträge ich diese Woche schreibe etc. So füllen sich meine ToDo Listen übersichtlich mit allen Aufgaben, die zu meinen aktuellen Projekten gehören. Unter der Woche muss ich dann nur noch umsetzen und nicht mehr nachdenken.

Das Besondere an diesem Kalender (wer das System noch nicht kennt) ist, dass dieser Kalender nicht gebunden ist. Man kann Zettel rein und raus nehmen, wie man möchte. Aus diesem Grund habe ich im Anschluss an die Monate auch noch meine Rubriken, die über die Monate hinausgehen.

Jedes Jahr, wenn Silvester naht, setze ich mich hin und „bastle“ an meinem Kalender. Vision Board, Jahresziele, Quartalsplaner, Bucketlist, eine Seite für meine aktuellen Projekte, Notizen für den Blog und vieles mehr. (Auch von diesem Kalender kann ich euch gerne mal in einem anderen Beitrag mehr erzählen).

Diese Kalender sind mal mehr, mal weniger aufwendig. Jetzt mit Kindern geht es mir vor allem darum den Überblick zu behalten, das Jahr nicht verziehen zu lassen, am Ball zu bleiben – mein Kalender ist also sehr funktional. In anderen Jahren gehe ich da gerne auch mal etwas kreativer vor und gestalte schöne Fokusseiten o.ä.

Digitale Ablage von allem anderen

Ich gehe jetzt noch einen Schritt weiter und erzähle noch ganz kurz von zwei Programmen, die ich so toll finde, dass ich sie nicht unerwähnt lassen möchte.

Notion

Notion bezeichnet sich selbst als „All-in-One Produktivitätstool“ und das kann ich tatsächlich nur bestätigen, denn dieses Programm/App kann einfach jede To-DoListe, Notizheft und Rezeptbuch obsolet machen.

Man kann unterschiedliche Seiten und Boards erstellen, die sowohl in der Berufswelt, als auch privat sehr hilfreich sind. Zur Inspiration eine Liste, was ich bei Notion so ablege:

• Übersicht über Blog Beiträge für SystemMama
• Haus und Familie
  • Garantien
  • Rezepteliste (hier gerne mehr dazu)
  • Links und Produkte, die ich mir merken will
  • Spielideen für die Kinder
  • Ideen Sammlung für Ausflüge (man hört ja immer so viel und merkt es sich nie)
  • Dinge, die ich mir fürs Babybuch und Co. schnell notiere
• Persönliches
  • Lese Liste
  • Film Liste
  • Geschenk Ideen
• Lernen
  • Fragen und Antwort Katalog für gewisse Prüfungen
  • Notizen Sammlung

Dieses Programm ist wirklich eine ganz eigene Welt und gibt so viele Möglichkeiten, wie es Ideen in unseren Köpfen gibt. Im Internet kann man in dieser Welt versinken. Es gibt auch viele, die dieses Programm wirklich für ihre tägliche Strukturierung, Kalender, Studium und Co. nutzen – bei mir ist es einfach ein riesiges, digitales Notizbuch.

Milanote

Wie bereits kurz erwähnt habe in meinem Papierkalender eine Übersicht über meine aktuellen Projekte – hier mache ich mir mit Postits kleine To-Dos, die ich mir sortiere und abarbeite. Aber diese Projekte brauchen oft auch ein bisschen Vorplanung. Hierfür habe ich kürzlich das Programm Milanote entdeckt.

Für mich ist es einfach ein riesiges Mindmap oder Visionboard.

Nehmen wir ein Beispiel, wofür ich Milanote sehr hilfreich fand:
Die Umgestaltung unserer Wohnung

Ich habe hier Bilder zur Inspiration gedropt, Einkaufslisten erstellt, Links eingebettet von passenden Produkten, ToDo-Listen zum Abhacken erstellt.

Hier hatte ich also immer eine Art Gesamtübersicht über das Projekt. Das tolle an so einer digitalen Version ist, dass ich blitzschnell Dinge auch ändern oder löschen kann -> Ich habe also immer nur das vor mir, was wirklich noch wichtig ist.

Zum Schluss noch ein paar Hinweise

Abschließend, will ich zu der Masse an Informationen noch was hinzufügen.

1. Auch mein System funktioniert nicht immer.
   Bei so vielen unterschiedlichen „Orten“ gehen Informationen verloren, unter, sind doppelt oder etwas, was ich mühsam eingerichtet habe, findet doch keine Verwendung (gerade bei den digitalen Dingen). Learning by doing ist das Prinzip und man hört nie auf, sein System weiter zu überarbeiten.
2. Mein System ist nicht dein System
   Was bei uns funktioniert, muss es nicht zwangsläufig bei euch. Vielleicht hilft euch kein digitaler Kalender, sondern ein wöchentliches GetTogether zum Besprechen. Vielleicht brauchst du keine Zuteilung deiner ToDos, sondern einfach nur eine Liste, die du abarbeiten kannst.
   Lass dich also von meinem System inspirieren aber glaube nicht, dass es die einzige Lösung ist.

Ich freue mich, wenn dieser Beitrag dir gefallen hat und dir nützliche Tipps bieten konnte. Auf Instagram kannst du mir gerne folgen und unter dem Bild zu diesem Beitrag freue ich mich von deinen Gedanken dazu zu lesen! 🙂